Chociaż audyt finansowy w firmie jest zwykłą formalnością, wielu pracowników obawia się wyników przeprowadzonej kontroli. Dla wielu bowiem takie wizyty kojarzą się z nieprzyjemnymi, dociekliwymi urzędnikami i stosem dokumentów do uzupełnienia. W rzeczywistości przedsiębiorcy powinni potraktować audyt firmy jako szansę na świeże spojrzenie oraz niezależną ocenę procesów wewnętrznych. Jak przygotować się na badanie kondycji finansowej firmy, by kontrola przebiegła sprawnie, szybko i bez zastrzeżeń?

Podstawową kwestią jest oczywiście przygotowanie niezbędnych dokumentów. Firma, w której zestawienia finansowe oraz księgowość prowadzona była skrupulatnie i na bieżąco nie powinna mieć na tym polu najmniejszych obaw. Podstawowe dokumenty, które należy przygotować do kontroli, to regulaminy: pracy, wynagrodzeń i podobne. Te dokumenty będą rzutowały na pozostałe elementy – od listy płac przez instrukcje obsługi aż po politykę działań antykorupcyjnych. Ważne będą też akty związane z samymi pracownikami: rejestr wypadków, teczki pracownicze, zaświadczenia odnośnie niezbędnych kwalifikacji i uprawnień (jeżeli takie są konieczne).

Kiedy już dokumentacja będzie w pełni gotowa do audytu, należy wyznaczyć osobę, która będzie pełnić funkcję lidera. Zadba ona o przedłożenie niezbędnych dokumentów, udzielenie odpowiedzi na pytania oraz zbudowanie dobrej relacji na linii przedsiębiorstwo – audytor. Pamiętajmy, że osoby badające nasze sprawozdania finansowe to też ludzie i także mogą się pomylić, dlatego jeśli któryś z etapów ich działań będzie odbiegać od normy – pytajmy o powód takiego działania i umocowanie prawne. Potraktujmy audytora jak naszego partnera i wesprzyjmy go w jego działaniu – takie działania zaprocentują podczas wydawania końcowej opinii.

Każdy audyt finansowy kończy się spotkaniem podsumowującym, na którym osoba przeprowadzająca badanie udziela szczegółowego raportu na temat przebiegu i wyników kontroli. Wskazane zostaną mocne strony firmy i dobre praktyki, które należy promować i rozwijać (np. regularnie szkolona kadra finansowa, bezpieczny obieg korespondencji wewnętrznej). Audytor także poinformuje nas o ewentualnych zastrzeżeniach czy niezgodnościach z normami prawnymi (np. zbyt słabe przeciwdziałanie korupcji czy nieprawidłowo naliczane premie). Warto zwrócić uwagę, czy dane zarzuty pojawiają się sporadycznie, czy powtarzane są przy każdej kontroli. Dobrze przeprowadzony audyt firmy służy bowiem rozwojowi i korekcie nieprawidłowości wewnątrz przedsiębiorstwa.